Comment répondre à un appel d’offre

Tout savoir sur l’appel d’offres

Comme beaucoup d’entrepreneurs, TPE et PME, vous pensez que les appels d’offres ça n’est pas pour vous, que c’est trop compliqué.

C’est vrai que les termes tel que règlement de consultation, avis d’appel, plateforme de dématérialisation, certificat de signature, cahiers des clauses peuvent paraitre barbares et donc freiner, voir stopper votre envie de répondre à des appels d’offres.  
Avec un bon accompagnement, l’appel d’offres devient accessible à tout le monde, et peut ainsi vous faire gagner d’autres parts de marché. Alors, comment répondre à un appel d’offres de marché public ?

Qu’est-ce qu’un appel d’offres de marché public ?

 L’appel d’offre de marché public c’est un contrat qui est signé entre un fournisseur ou un prestataire de service et un acheteur public, maître d’ouvrage pour un besoin en travaux, fournitures ou services.

L’appel d’offres anciennement régit par le code des marchés publics est aujourd’hui régit par le code de la commande publique.

Il peut s’agir d’un chantier ponctuel, ou d’un accord cadre pouvant aller jusque 4 à 5 ans.
Le besoin doit être supérieur à 25000 € hors-taxe. La procédure de passation doit obligatoirement être dématérialisée au dessus de 40 000€ HT.

L’appel d’offre de marché public peut comporter plusieurs lots. Par exemple, dans le BTP, pour une construction, souvent il y a des lots différents selon les corps de métiers (couverture, gros œuvre, peinture…).

Pour lire et comprendre plus facilement les appels d’offres, voici le vocabulaire spécifique courant :

– DCE = Dossier de consultation des entreprises

– RC = règlement de consultation

– CCAP : Cahier des clauses administratives Particulières

– AE : acte d’engagement

– BPU : Bordereau de prix unitaire

– DPGF : Décomposition du prix global et forfaitaire

Les étapes des dossiers d’appel d’offres :

• Veille des marchés publics
• Analyse des appels à projet – Accéder aux documents de consultation
• Constitution du dossier
• Rédaction d’un mémoire technique
• Chiffrage – Budget prévisionnel – Proposition commerciale
• Finalisation du dossier de candidature
• Envoie dématérialisé ou non du dossier
• Attente de la réponse

Mise en place veille d’appel d’offres de marchés publics :

  Il existe différents sites ou trouver les listes de marchés publics. Les avis de marchés se trouvent sur des plateformes de dématérialisation.

Les titulaires du marché déposent leur offre, afin de trouver un prestataire. On trouve les sites officiels tel que le BOAMP (Bulletin officiel des annonces des marchés publics), le JOUE (journal officiel de l’Union Européenne) et le JAL (Journal d’annonces légales).

Mais il existe aussi des sites gratuits par exemple dans mon département : ADM76, les sites des mairies, AWS, place, e-marchespublics…

Afin d’avoir une veille d’appel d’offres efficace, il faut regarder sur chaque site les marchés publics proposés. En effet, chaque appel d’offre est déposé sur une ou plusieurs plateforme, mais pas sur toute. Si vous vous contentez de regarder un seul site, vous risquez de passer à coté de certains dossiers.

Il faut définir avec précision les mots clés pertinents ainsi que la zone géographique.

Consultation et analyse de l’appel d’offres

 Le dossier de consultation des entreprises (DCE) se constitue :

• CCAP : cahier des clauses administratives particulières
• CCTP : cahier des clauses techniques particulières
• Dossier technique
• Règlement de consultation
• Dossier financier

La première étape est de trouver un marché public qui vous correspond. En effet, ne répondez pas à un appel d’offre qui ne concorde pas avec votre savoir faire…

Chaque marché public est unique. Les travaux, les cahiers des charges, le chiffrage, sont différents. Il est donc indispensable de bien analyser le dossier de consultation. Dans celui-ci, vous devrez vous pencher sur le cahier des charges, le CCAP et le CCTP.
Il faut pouvoir répondre aux cahiers des charges pour pouvoir répondre au dossier de l’appel d’offres, et aux délais d’exécution et respecter la limite de remise des offres. 

Le règlement de consultation est à lire entièrement, il comporte toutes les informations nécessaires tel que le délai (date et heure) de la réponse, les documents à rendre… C’est la pièce maitresse pour constituer le dossier d’appel d’offre.

Dossier de candidature à l’appel d’offres

La deuxième étape est de répondre efficacement au dossier d’appel d’offres choisi.

C’est dans le règlement de consultation que vous trouverez quels documents mettre dans le dossier de candidature et dans le dossier d’offre. Chaque appel d’offre étant unique, chaque dossier de candidature et d’offre sera différent.

Il y a tout d’abord le dossier de candidature ou l’on peut vous demander :
– DC1 : lettre de candidature
– DC2 : Déclaration du candidat

– déclaration du CA, références professionnelles, capacités techniques, habilitations professionnelles, formations, assurances…)
– Déclaration sur l’honneur que le candidat ne fait pas l’objet d’une condamnation

Puis on trouve le dossier d’offre :

 – DC4 : en cas de sous traitance

– Acte d’engagement

– DPGF,  DPU, DQE qui fixe les prix

Le processus de réponse peut être long à réaliser.
Il faut absolument respecter les date et heure limite du rendu du dossier de candidature.
Vous pouvez envoyer votre réponse à l’appel d’offres, soit par lettre recommandé avec avis de réception, soit par voie dématérialisée l’important est de suivre la consigne donnée dans le marché public. La manière dont vous pouvez envoyer votre dossier sera inscrite dans le règlement de consultation.

N’oubliez surtout pas de garder une copie de sauvegarde de votre dossier de réponse. En cas de litige, d’avenant, le dossier de base est indispensable.
Il y a mise en concurrence des dossiers de candidatures.
Une fois le dossier accepté, l’exécution du marché commence.

Acceptation du dossier d’appel d’offres de marché public

Lorsque le marché est accepté, il faut continuer d’être rigoureux. En effet, il y a des délais à tenir, des matériaux à respecter… Il faut absolument suivre les éléments du dossier de consultation : cahier des charges, clauses administratives…

Facturation via chorus – plateforme de dématérialisation :

Chaque facture d’avancement des travaux devra être envoyée via la plateforme de
dématérialisation chorus pro. Il ne faut pas oublier la retenue de garantie.
Selon les termes prévus dans le CCAP, vous pouvez demander une avance.
Un délai de 30 jours maximum est appliqué pour le paiement de chaque facture.

Prêt à vous lancer pour un appel d’offres ?

Qui ne tente rien n’a rien, je suis là pour vous aider à trouver, étudier et monter le dossier d’appel d’offres du marché public qui vous intéresse et répond à vos critères. L’appel d’offres est réellement un moyen de pérenniser votre entreprise, et permet le développement de sa société.

Il est vrai que l’appel d’offres demande du temps et de la rigueur, mais une assistante indépendante peut vous aider à gagner du temps et de l’efficacité pour la mise en place d’une veille des appels d’offres, la constitution du dossier de marchés publics, la réponse à l’appel d’offres, les acomptes, le dépôt des factures sur chorus, la gestion du compte prorata…

Les tarifs pratiqués pour les réponses aux appels d’offres peuvent vous paraître
élevés, mais ce travail demande beaucoup de compétences, de temps, et peut vous
permettre de remporter des chantiers d’un montant  supérieur à 25 000€ HT, au
minimum. L’appel d’offre peut être un réel atout et permet aux entreprises de remporter d’autres parts de marchés. 

Vocabulaires appel d’ofres :

– DCE : Dossier de Consultation des Entreprises.
– RC : Règlement de Consultation.
– CCAP : Cahier des Clauses Administratives Particulières.
– CCAG : Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG de fournitures courantes et services, CCAG de travaux, CCAG propriété intellectuelle, CCAG techniques de l’information et la communication (tic), CCAG propriété industrielle)

– DQE : Détail quantitatif estimatif.

 – CCTG : Cahier des Clauses Techniques Générales.

– CCTP : Cahier des Clauses Techniques Particulières.
– AE : Acte d’Engagement.
– BPU : Bordereau de Prix Unitaire.
– DPGF : Décomposition du Prix Global et Forfaitaire.
– DSP : Délégation de Service Public.

– L’attributaire : Une fois les pièces administratives fournie, entreprise retenue pour ce
marché.
– Pouvoir Adjudicateur : Collectivités territoriales, les établissements publics.
– Entité Adjudicatrice : c’est le pouvoir adjudicateur mais lorsqu’ils exercent des activités
d’opérateur de réseaux : transport, distribution d’eau potable, d’électricité.
– Candidat : société qui participe à la procédure de passation.
– Soumissionnaire : l’entreprise qui a déposé son offre.
– L’attributaire pressenti : c’est l’entreprise qui est retenue dans l’attente de la fourniture des pièces administratives.
– L’attributaire : C’est l’entreprise retenue dès que les pièces administratives sont fournie.

– Le mandataire solidaire c’est c’est l’intermédiaire entre le pouvoir adjudicateur et le groupement. Il s’occupe de géré le déroulement des prestations de l’appel d’offres.

– Le mandataire conjoint non solidaire c’est toujours l’intermédiaire, mais en cas de manquement d’une entreprise mandataire du groupe, ce sont les cotraitants qui proposent des solutions.

– Le sous traitant garde un lien de subordination avec l’entreprise qui fait appel à ses prestations. C’est l’entreprise qui est responsable du sous traitant.

Les appels d’offres de marchés publics  peuvent paraître inaccessibles aux TPE, PME, PMI.

 Il faut connaitre les termes relatifs aux marchés publics, répondre à la candidature, savoir chercher les annonces de marchés publics, ou programmer les notifications, savoir procéder aux réponses électroniques, savoir lire et comprendre le document de consultation…

Il faut bien choisir l’appel d’offres auquel répondre, et bien évidemment, afin de mettre toutes les chances de votre coté, il ne faut pas hésitez à se faire aider.

Développer votre entreprise en répondant aux appels d’offres